PRODUTIVIDADE
[Clínicas] Solução de problemas de tempo utilizando os recursos da Doctoralia
 How to save time via MioDottore.png How to save time via MioDottore
1. Gerenciamento da pré-consulta

A gestão pré-agendamento de pacientes refere-se a todas as perguntas não relacionadas ao atendimento médica que um novo paciente pode fazer antes de sua primeira consulta e as questões médicas cruciais para que o paciente descubra se você é o especialista que ele procura. Se você trata / tem experiência com a doença dele e se a clínica pode oferecer certos exames / serviços. 

De qualquer maneira, responder às perguntas do paciente é uma atividade crucial para todo profissional da saúde e centro médico. É uma maneira de mostrar suas habilidades e demonstrar sua abertura e toque humano. Geralmente, isso é feito por telefone ou pessoalmente, e pode exigir muito tempo e energia.

Toda vez que você responde a uma pergunta de um paciente, invista nessa pessoa: se no final da conversa ele não marcar uma consulta, você terá perdido algum tempo que poderia gastar melhor com outro paciente. É por isso que responder a uma mesma pergunta individualmente não é uma maneira econômica de gerenciar seu consultório.

Felizmente, a Doctoralia fornece uma maneira eficaz de diminuir o consumo de tempo por paciente:

  • você pode adicionar, ao perfil do seu especialista vinculado, informações que respondam a todas as perguntas não médicas, além de detalhes sobre seus serviços e doenças tratadas;

  • O especialista também pode responder às perguntas dos pacientes usando a seção Pergunte ao Especialista. Essas respostas serão exibidas no seu perfil e serão muito úteis para o paciente aprender mais sobre sua especialização e serviço prestado. 

Aqui está uma tabela comparativa que ajudará você a descobrir quanto tempo você pode economizar:

Pergunta Via telefone/pessoalmente Via Doctoralia
  • Qual o endereço da clínica?
  • Tem estacionamento no local/região?
  • Tem estação de ônibus/metrô na região?
  • Vi que o seu consultório fica em um prédio. Por onde devo acessá-lo?
  • Qual é o horário de funcionamento da clínica?
  • Vocês atendem aos finais de semana? 
  • Vocês atendem crianças/menores de idade?
  • Devo utilizar máscara ou qualquer tipo de equipamento de segurança?
  • Aceitam pagamento via cartão de crédito?
  • É possível pagar online (PayPal, PicPay, etc.)?

Tempo necessário para resposta:
2 a 10 minutos para cada paciente;

Recorrência:
20+ vezes ao dia

Pacientes alcançados por vez:
1

Tempo necessário para resposta: 
5 minutos uma única vez (+ 1/2 minutos por atualização periódica)

Recorrência:
Sem limites

Pacientes alcançados por vez:
Sem limites

  • Eu nunca fui a uma consulta de sua especialidade antes. Qual o tempo de consulta e o que eu devo esperar?
  • Fui informado que devo realizar um determinado exame: posso fazer em sua clínica?
  • Fui diagnosticado com uma condição específica (exemplo): você trata esta condição?
  • Eu sofro de uma condição específica por muito tempo e fui tratado anteriormente, Porém os sintomas retornaram/mudaram. Você tem experiência nisso? 
  • Fui consultado por outro profissional da sua especialidade e estou procurando uma segunda opinião. Você poderia reavaliar meus exames?

Tempo necessário para resposta:
5 a 30 minutos para cada paciente

Recorrência 
10+ vezes ao dia

Pacientes alcançados por vez:
1

 

Tempo necessário para resposta:
10 minutos uma única vez (para preencher o Perfil)

1/2 minutos  para cada resposta no Pergunte ao Especialista 

Recorrência:
Sem limites

Pacientes alcançados por vez:
Sem limites

 

✏️ Como preencher o perfil da clínica?

  • Faça o Login na Doctoralia
  • Clique no ícone (1) indicado na imagem abaixo e selecione Editar meu perfil

Perfil clínica-1

  • Adicione uma foto de perfil (caso ainda não tenha), uma breve descrição, serviços que você realiza, doenças, links das suas redes sociais, condições que você trata e métodos de pagamento aceitos. 

    Lembre-se de clicar em Salvar Alterações após terminar de inserir as informações em seu perfil.

💬 Como o doutor pode acessar o Pergunte ao Especialista?

  • Clique no ícone indicado na imagem abaixo (1)
  • Acesse a opção Perguntas disponíveis

  • Use filtros para mostrar perguntas não respondidas por tópicos. Digite sua resposta e finalize o processo. 

  • Vá para Dúvidas respondidas, em seu perfil, para rever suas respostas.

 

▶️▶️ ▶️ Explore essas ferramentas: vá até o seu Perfil!◀️◀️◀️ 

2. Gerenciamento dos Agendamentos/Cancelamentos

Eu preciso mudar a data/hora da minha consulta: qual é seu próximo horário disponível?

Gerenciar esse tipo de solicitação nunca é fácil, requer tempo e até um pouco de sorte. Às vezes, as agendas de vocês e de seus pacientes simplesmente não coincidem, se ele estiver com pressa de procurar um especialista, você corre o risco de perdê-lo. 

Além disso, se o paciente pedir para adiar / cancelar muito perto da visita, será difícil substituí-lo, o que significa que sua Agenda terá alguns "buracos", diminuindo sua produtividade e causando uma perda de rentabilidade. 

Todas essas desvantagens podem ser evitadas usando a Agenda on-line da Doctoralia! Aqui está como:

Cenário Resolução padrão Via Doctoralia
Paciente deseja modificar data ou horário da consulta com mais de 24h de antecedência

Liga para seu consultório - E se você ou sua secretária perder a ligação?

Envia um e-mail para você - E se você ou sua secretária não podem acessar o e-mail?

Clica em um botão, muda o dia/hora, o especialista é notificado
Paciente deseja modificar data ou horário da consulta com menos de 24h de antecedência ou quando o consultório está fechado Envia um e-mail para você - Você ou sua secretária acessam o e-mail recorrentemente? Clica um botão a qualquer hora do dia, pelo smartphone ou computador; seleciona outro dia/hora, o especialista é notificado
Devido a cancelamentos de última hora, existem falhas na sua Agenda, forçando você a passar algum tempo improdutivo em seu consultório Você ou sua secretária podem tentar contatar seus próximos pacientes para tentar antecipar suas consultas - Quanto tempo isso levaria? E se algum paciente não atender à ligação? Ativar a Antecipação de Consulta: Doctoralia enviará um SMS para os próximos 5 pacientes para perguntar se eles desejam adiantar sua consulta. Caso algum deles aceite, o especialista será notificado

 

📆 Como adicionar uma consulta em seu calendário online?

  • Fazer login na sua Agenda
  • Selecione o especialista para quem deseja agendar uma consulta
  • Clique no horário que você deseja agendar

Adicionar consulta

  • Adicione as informações solicitadas - quanto mais detalhes, melhor. Clique em Criar consulta.

    Simples assim! Fácil e rápido.

🧾 Como ativar a Antecipação de Consulta?

  • Fazer login na sua Agenda
  • Clique em Configurações (1), Agendas (2), e selecione o especialista que deseja configurar (3).

Configuração agenda 1-1

  • Selecione qual consultório você deseja adicionar esta função e clique em Notificações (1). Ative a função de antecipação de consultas (2).

Configuração agenda 2


▶️▶️ ▶️ Explore essas funcionalidades! Acesse sua agenda. ◀️◀️◀️ 

3. Gerenciamento do Consultório

Os pacientes são, de uma forma, seus clientes. Como todo tipo de clientes, eles adquirem um serviço para atender a uma necessidade e não gostam de contratempos, especialmente aqueles que podem ser facilmente evitados. É por isso que você precisa prestar atenção ao comunicá-los prontamente sobre qualquer alteração em relação ao seu atendimento que, se desconhecida, pode deixá-los com uma experiência negativa, por exemplo:

  • Mudança de local (novo endereço)
  • Mudança de dias e horas de funcionamento
  • Mudanças de meios de contato (novo telefone/e-mail)
  • Mudança de serviços oferecidos
  • Muddança de métodos de pagamento aceitos
  • Orientações para o acesso ao consultório
  • Orientações sobre a sala de espera
  • Orientações para mudanças no agendamento/cancelamento
  • Como se preparar para uma consulta

Quanto tempo você precisaria para contatar, um por um, toda a sua base de pacientes? 

Muito tempo, isso é certo. Você definitivamente precisa de uma ferramenta que o ajude a entrar em contato com todos os seus pacientes de uma só vez: e esta solução a Doctoralia tem - envie Campanhas.

✉️ Como enviar uma Campanha?

  • Fazer login na sua Agenda
  • Clique em Campanhas (1) e em Criar Campanha

  • Siga as instruções que forem sugeridas: selecione o método de envio (SMS ou e-mail), remetentes, tópico, especialista (caso deseje comunicar apenas os pacientes de algum doutor específico) e personalize sua mensagem. Ao finalizar, clique em Enviar.

⚠️Você pode usar esta ferramenta também para reter seus pacientes, convidando-os para um check-up ou para oferecê-los novos serviços, por exemplo.

▶️▶️ ▶️ Explore essas funcionalidades! Acesse sua agenda.◀️◀️◀️ 

4. Gerenciamento dos Históricos Médicos

Existem meios mais eficientes para organizar dados importantes que papel e caneta, que tem um custo-benefício muito baixo, requer espaço de armazenamento muito grande (geralmente em armários de arquivos), e o especialista pode acessá-lo apenas se estiver no consultório (ou carregá-lo por onde for). Durante a pandemia da COVID-19, até poderia ser considerado nada seguro, pois pode ser um veículo para bactérias e vírus; Por último, mas não menos importante, não é ecológico.

E se lhe dissermos que existe uma maneira de ter os registros médicos diretamente na sua Agenda online, acessível 24 horas por dia, onde quer que esteja, via dispositivo móvel ou desktop, e compartilhar com seus pacientes em um clique?

📁 Como usar o Prontuário Eletrônico?

  • Faça login na sua Agenda
  • Clique em Paciente (1) e selecione o Paciente que você deseja adicionar o histórico médico

  • Use a barra de menu para navegar nas funções
    • 1 - Histórico de Consultas: clique em Iniciar atendimento para adicionar as informações do atendimento
    • 2 - Histórico Médico: adicione as informações sobre antecedentes, alergias, prescrições e observações;
    • 3 - Arquivos: adicione arquivos, (Radiografias, RM, exames de sangue) que o paciente enviou para você

⚠️ Estas informações são restritas somente ao especialista: não é preciso se preocupar com o compartilhamento destas informações, uma vez que somente você pode acessá-las. 

▶️▶️ ▶️ Explore essas funcionalidades! Acesse sua agenda◀️◀️◀️ 

 

Explore todas as funcionalidades de sua Agenda Com a automatização de tarefas através da Agenda Doctoralia, sua produtividade aumentará sem perder o toque da humanização que os pacientes tanto demandam. Acessar Agenda

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